Privacy verklaring
Dit is een privacyverklaring van Tafeltennisvereniging Nieuwegein, gevestigd te Nieuwegein en ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 20150603 (hierna: “TTVN”). Deze privacyverklaring omschrijft welke persoonsgegevens TTVN verwerkt en voor welke doeleinden deze persoonsgegevens worden gebruikt.
TTVN hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.
Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. TTVN houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
- Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy policy;
- Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
- Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
- Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
- Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.
Als TTVN zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.
1.1 TTVN verwerkt (mogelijk) de volgende persoonsgegevens van u indien u:
a. lid bent van TTVN;
b. via het contactformulier, e-mail of telefoon contact met ons opneemt;
c. zich inschrijft voor door TTVN of derden georganiseerde evenementen;
d. vrijwilligerswerk voor TTVN uitvoert.
1.2 TTVN verzamelt (mogelijk) de volgende gegevens:
a. persoonsgegevens:
1. Naam
2. Adres
3. Telefoonnummer vaste lijn en/of mobiel.
4. E-mail
5. Geslacht
6. Geboortedatum
b. met betrekking tot het lidmaatschap:
1. Lidnummer
2. Bondsnummer van de NTTB
3. Competitie gerechtigd
4. Lid type normaal of zwerflid.
5. Vrijwilliger activiteiten
6. Ratingpunten NTTB ranglijst
7. Toernooi licentie
8. Lid vanaf datum
9. Lid tot datum
10. Foto’s
c. financiële gegevens:
1. IBAN
2. Betaalwijze
3. Nummer Nieuwegeinpas of U-Pas
4. Contributie rekeningen
d. met betrekking tot jeugdspelers:
1. E-mail ouders
2. Telefoonnummer vaste lijn en/of mobiel. ouders
3. Naam ouders
4. Eventuele medische gegevens die door ouders zijn aangedragen op het inschrijfformulier
1.3 TTVN kan deze gegevens gebruiken voor:
a. contact met u op te nemen of te onderhouden
b. versturen van post
c. versturen van nieuwsbrieven via post of elektronisch.
d. versturen van uitnodigingen voor evenementen
e. bepalen wedstrijdcategorie
f. contributie bepaling en inning
g. bepaling geboortedatum
h. analyses op het ledenbestand ten behoeve van diverse doeleinden
i. het maken van ledenlijsten
j. het publiceren van nieuwsberichten op de TTVN website alleen naam, leeftijd en foto’s.
1.4 Binnen TTVN kunnen:
a. financiële gegevens waaronder IBAN, betaalde en openstaande rekeningen, nummer Nieuwegeinpas alleen door de penningmeester worden geraadpleegd
b. Persoonsgegevens van jeugdleden waaronder naam, adres, telefoon, e-mail adres en geboortedatum, worden geraadpleegd of gebruikt door het bestuur en jeugd- en wedstrijdcommissie
c. persoonsgegevens van niet-jeugdleden waaronder naam, adres, telefoon, e-mail adres en geboortedatum, worden geraadpleegd of gebruikt door het bestuur en wedstrijdcommissie
d. eventuele medische gegevens die door ouders zijn aangedragen en waar jeugdtrainers rekening mee moeten houden, worden geraadpleegd of gebruikt door jeugdtrainers
e. foto’s en namen van leden door de webmaster worden gebruikt om op de website te publiceren
f. persoonlijke gegevens worden verzameld door de vertrouwenspersoon in geval de vertrouwenspersoon wordt benaderd door een lid. Deze gegevens worden door de vertrouwenspersoon niet gedeeld zonder toestemming van het lid.
2.1 Recht op inzage, rectificatie of verwijdering
a. U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
b. Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.
2.2 U kunt contact opnemen met de secretaris van TTVN via secretaris@ttvn.nl voor:
a. meer informatie over de wijze waarop TTVN persoonsgegevens verwerkt
b. vragen naar aanleiding van deze privacyverklaring
c. inzage in de persoonsgegevens die TTVN wij met betrekking tot u verwerken
d. bezwaar tegen het gebruik van uw gegevens door TTVN
e. bezwaar tegen het gebruik van foto’s op de website van TTVN waarin je / u herkenbaar op zichtbaar bent
f. klachten. Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
3.1 TTVN zal uw gegevens uitsluitend gebruiken voor de in deze privacyverklaring genoemde doeleinden en ze niet langer bewaren dan noodzakelijk.
3.2 TTVN zal adequate technische en organisatorische maatregelen treffen om uw gegevens te beveiligen.
4.1 TTVN verstrekt uw gegevens aan de volgende derden:
a. Nederlandse Tafeltennis Bond (hierna: “NTTB”).
TTVN verstrekt de volgende gegevens aan de NTTB:
1. Naam
2. Adres
3. Geboortedatum
4. Telefoonnummer (vaste lijn en/of mobiel)
5. E-mail adres
6. Is het lid competitie gerechtigd
7. Is het lid een paratafeltennisser
8. Lid sinds datum
9. Geslacht
De NTTB kan deze gegevens gebruiken voor:
1. contact met u op te nemen of te onderhouden;
2. versturen van lidmaatschapskaart;
3. versturen van nieuwsbrieven (via post of elektronisch);
4. bepalen wedstrijdcategorie;
5. contributie bepaling;
6. analyses op het ledenbestand ten behoeve van diverse doeleinden.
7. tevens houdt de NTTB per speler wedstrijdresultaten bij welke worden gepubliceerd op diverse websites.
b. Organisatoren van evenementen
Indien een lid zich heeft ingeschreven voor een evenement dan kunnen de volgende gegevens worden doorgegeven.
1. Naam
2. Geboortedatum
3. Telefoonnummer (vaste lijn en/of mobiel)
4. Geslacht
5. Bondsnummer
6. E-mail adres
De naam, geslacht, leeftijdscategorie en bondsnummer kunnen worden door een organisator worden gepubliceerd in deelnemerslijsten en resultaten.
c. Organisatie Nieuwegeinpas / U-Pas
De Nieuwegeinpas- of U-Pasnummer kan worden doorgegeven aan de organisatie van de Nieuwegeinpas / U-Pas ten behoeve van de contributie inning.
4.2 TTVN maakt geen gebruik van diensten van derden voor:
a. inning van contributie gelden
b. boekhouding
c. ledenregistratie
d. mail- of postservices
5.1 Oud-leden
a. TTVN bewaart de gegevens van oud-leden tenzij er door een oud-lid opdracht is gegeven om de gegevens te verwijderen.
5.2 TTVN gebruikt gegevens van oud-leden voor
a. statistische doeleinden
b. eventuele mailing gericht op oud-leden voor verenigingsjubilea en/of reünies
5.3 Derden
a. Gegevens van oud-leden worden nooit aan derden ter beschikking gesteld.
6.1 Wij als vereniging hebben onze privacy policy zichtbaar gemaakt op de website van de vereniging
6.2 Wij als vereniging verwijzen in al onze documenten (lidmaatschap overeenkomst, aanmeldingsformulier, etc.) waarin persoonsgegevens staan naar onze privacy policy op de website van de vereniging.
6.3 Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.
6.4 Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.
7.1 Het kan voorkomen dat deze verklaring in de toekomst wordt gewijzigd.
